La reforma de la Administración electrónica, una oportunidad para el open data

Hace tan sólo unos días entraron en vigor las Leyes 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común, y 40/2015, de Régimen Jurídico del Sector Público, ambas de 1 de octubre. A través de las mismas se ha materializado una importante reforma que afecta especialmente al uso de medios electrónicos, tanto en la gestión interna del sector público como en las relaciones con la ciudadanía. En concreto, una de las principales medidas que contienen dichas normativas es la necesidad de que todos los actos y documentos se adopten, generen y conserven en soporte electrónico y los expedientes se tramiten utilizando herramientas tecnológicas. De hecho, en los supuestos en los que se admita el uso del soporte papel —como sucede singularmente cuando no exista obligación de utilizar los registros electrónicos— es necesario que los documentos se digitalicen en el momento de la presentación. Se trata, por tanto, de un importante avance en la consecución del objetivo denominado papel cero, con el que se pretende modernizar de forma definitiva el funcionamiento de las Administraciones y entidades del sector público.

Sin embargo, en lo que se refiere específicamente al acceso de la información que se encuentra en su poder, lo cierto es que la reforma de 2015 no conlleva la incorporación de novedad alguna, al menos de manera directa y expresa. Es decir, aun cuando no se hayan contemplado nuevas medidas específicamente dedicadas a impulsar este objetivo, se debe advertir que la apuesta del legislador por el uso generalizado de los medios electrónicos puede ser el caldo de cultivo para que, en última instancia, se facilite no sólo la accesibilidad de la información en dicho soporte sino, además y sobre todo, en un formato que facilite su reutilización conforme a los principios inspiradores del open data.

Ahora bien, por ello resulta imprescindible que las iniciativas y proyectos que se pongan en marcha en las distintas Administraciones y entidades del sector público no se limiten al mero cumplimiento de las citadas leyes sino que, por el contrario, perciban que se trata de una nueva oportunidad para transformar su gestión documental aprovechando las posibilidades que ofrece la tecnología. En este sentido, convendría tener en cuenta, al menos, las siguientes consideraciones:

● el elemento básico a tener en cuenta no puede seguir siendo el documento —ahora ya en soporte electrónico— sino el dato, de modo que resulta imprescindible que los sistemas de gestión permitan tramitarlos individualmente;

● de esta manera, sería posible separar los datos de los documentos donde se encuentren incorporados, facilitando así que solo aquellos que no estén afectados por una limitación jurídica —protección de datos, propiedad intelectual, intereses públicos más dignos de protección…— sean puestos a disposición de los reutilizadores;

● el ciclo de vida de la gestión documental requiere que su planificación tenga lugar desde el primer momento, es decir, cuando los documentos se generan o, en su caso, se incorporan a las actuaciones y procedimientos, de manera que se planteen ya inicialmente los posibles usos adicionales de los datos distintos de aquellos que justifican inicialmente su recogida y tratamiento;

●se han de reconfigurar las garantías jurídicas relativas a la gestión documental, de manera que tanto las limitaciones en el acceso como las exigencias de integridad, conservación y actualización de los datos se encuentren plenamente adaptadas a las singularidades de un modelo de gestión preventiva que, en definitiva, ha de contemplar los problemas y dificultades que puedan surgir en el futuro.

En definitiva, estamos ante una nueva oportunidad para tratar de dar un mayor impulso a la accesibilidad de la información en poder del sector público por medios electrónicos. Pero las expectativas que genera el open data se verán ciertamente frustradas si no se aprovecha la ocasión para cambiar los parámetros en los que normalmente se sustenta la gestión administrativa. Se trata, por tanto, de evitar que el alcance de la reforma de 2015 se limite únicamente a la mera sustitución del papel por el soporte electrónico.