Los fondos documentales que conservan los archivos se describen utilizando la Norma Internacional de Descripción Archivística, conocida como Norma ISAD. La descripción de cada agrupación documental se plasma en una ficha ISAD que contiene la información fundamental de dicha agrupación documental.

Los campos obligatorios de la norma y de los que obtenemos información básica y sustancial sobre la unidad de descripción son: código de referencia (que indica su localización en el archivo), título (el nombre de dicha agrupación documental), fechas que abarca, nivel de descripción (si estamos describiendo todo un fondo documental o partes más pequeñas de él), volumen (número de cajas, libros, etc. que forman la unidad de descripción), soporte (si se trata de papel, pergamino, fotografías, soporte digital, etc.) y los productores (las personas o instituciones que han generado o acumulado los documentos).

En este conjunto de datos se ofrecen los siguientes campos: Título, tipo de fondo documental, archivo, código de referencia, fecha inicial/final, nivel de descripción, volumen y soporte de la unidad de descripción, nombre del productor, historia institucional y reseña biográfica, historia archivística, forma de ingreso, alcance y contenido, valoración, selección y eliminación, nuevos ingresos, organización, condiciones de acceso, condiciones de reproducción, lengua/escritura de la documentación, características físicas y requisitos técnicos, instrumentos de descripción, existencia y localización de los originales, existencia y localización de copias, unidades de descripción relacionadas, libros o los artículos publicados sobre el fondo, observaciones del archivero, información adicional, reglas o normas, fecha de la descripción y última revisión.