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Hacer la información reutilizable



08-10-2011

La Ley 37/2007 deja en manos de  las  administraciones y organismos del sector público decidir sí autorizan o no la reutilización de los documentos que conservan en su poder. No obstante, la Ley detalla una serie de supuestos en los que la reutilización no se permite. Por tanto, la Ley excluye la posibilidad de reutilizar documentos sobre los que pesen prohibiciones o limitaciones legales en el derecho de acceso a los mismos (documentos confidenciales relacionados con la defensa nacional, la seguridad del Estado, documentos sobre los que existan derechos de propiedad intelectual o documentos pertenecientes a instituciones culturales y educativas).

NOTA: La reutilización de documentos que contengan datos de carácter personal se regirá por lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal.

¿Cómo hacer reutilizable cierta información protegida?

Cabe la posibilidad de hacer reutilizable cierta información protegida por intereses de terceros. Para ello, es preciso realizar algunas acciones o tratamientos especiales. Por ejemplo, pueden eliminarse los datos personales contenidos en la misma, de acuerdo con la definición de disociación establecida en el Art. 3.f de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y 5.1.d del Real Decreto 1720/2007, por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la LOPD, la normativa de protección de datos personales.

Destaca el tratamiento de la información llevado a por determinados organismos públicos. Así, el Centro de Documentación Judicial (CENDOJ) elimina a través de procedimientos informáticos cualquier referencia personal, sustituyéndola por nombres ficticios.

De igual manera, el Instituto Nacional de Estadística, y de acuerdo a lo expuesto en el Art. 13 de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública, protege los datos personales que permitan la identificación directa o indirecta de los encuestados.

A este respecto, en el caso de páginas web institucionales se podrán tener en cuenta las recomendaciones realizadas desde la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid o la Agencia Catalana de Protección de Datos en relación con el tratamiento de la información de carácter personal en medios electrónicos.

En particular, la Recomendación 2/2008, de 25 de abril, de la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid, sobre publicación de datos personales en boletines y diarios oficiales en Internet, en sitios webs institucionales y en otros medios electrónicos y telemáticos, incluye lo siguiente:

  • Tipología de datos. Los documentos con datos personales especialmente protegidos, como los relativos a la salud, a la comisión de infracciones penales o administrativas, entre otros, contendrán los datos mínimos e indispensables para cumplir con la finalidad perseguida. Se disociará la información de carácter personal, de modo que la información que se obtenga no pueda asociarse a personas identificadas o identificables.

  • Cancelación de datos personales. Se procederá a la supresión y borrado de los datos personales publicados cuando dejen de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido publicados.

  • Ejercicio de derechos. El tratamiento de datos personales se realizará de forma que permita el ejercicio por parte de los afectados de los derechos a los que se refieren los artículos 15 y siguientes de la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal.

¿Cómo promocionar la información reutilizable?

Para dar a conocer a ciudadanos y empresas la información del sector público que se encuentra a su alcance y es susceptible de reutilización ha de promoverse la adecuada puesta a disposición de ésta. Para ello, se tienen que poner en marcha diferentes acciones adaptadas al distinto grado de desarrollo informático de cada administración.

Es conveniente, primero, analizar cómo se encuentra la información y estudiar qué modificaciones requiere para hacer posible su reutilización. Entre éstas se encuentran, por ejemplo, la digitalización de los documentos existentes en papel o la transformación de los archivos digitales a formatos compatibles. Estas mejoras pueden completarse, todavía, con una adecuada ordenación de la información.

¿Qué coste asume la administración?

Hacer que la información sea reutilizable no tiene por qué suponer un coste adicional para las administraciones y organismos del sector público, más allá de la puesta a disposición de la información que custodian. De hecho, cuando suponga un esfuerzo desproporcionado, estos no están obligados a crear documentos, adaptarlos, mantenerlos o facilitar extractos de los mismos para satisfacer una solicitud.

¿Qué significa ordenar la información?

La razón principal para ordenar la información del sector público es posibilitar su búsqueda y recuperación, de forma que ésta sea verdaderamente accesible y reutilizable. Así, una adecuada catalogación y clasificación no sólo mejora el trabajo interno de las propias administraciones y organismos implicados sino que facilita que los ciudadanos y las empresas localicen los datos que necesitan a través de listados, bases de datos, índices o accesos Web a registros descentralizados.

¿Qué es catalogar y categorizar la información?

Catalogar significa hacer una descripción bibliográfica de los distintos documentos de que se trate con el fin de facilitar su identificación, localización  y, en su caso, reutilización. Esta tarea se realiza a través de la aplicación de ciertos atributos (como autor, título o fecha de creación, etc.) y de determinadas reglas de catalogación (como las que propone de referencia el Ministerio de Cultura).

Por su parte, la categorización de la información se efectúa mediante la clasificación previa de la información, de acuerdo con una serie de criterios variables según las necesidades de cada organización, y su inclusión en carpetas o directorios electrónicos.

Una vez clasificada, es preciso realizar la indexación de esta información mediante un proceso de análisis más profundo del contenido y la elección de las palabras claves o términos más precisos que faciliten su búsqueda.

¿Cómo se recomienda ofrecer la información reutilizable?

Las administraciones y organismos públicos pueden disponer de información en diferentes formatos, desde papel hasta registros audiovisuales. Con el fin de aumentar las opciones de reutilización, es necesario que estos recursos se ofrezcan en el formato o lengua en que se encuentren previamente y, siempre que sea posible, se pongan a disposición de los usuarios por medios electrónicos y plataformas multicanal.

En este último caso no se trata de una obligación sino de una práctica recomendable, como lo es también adoptar las medidas oportunas que faciliten el acceso a la información de las personas con discapacidad, tal como prevé la Ley 51/2003, de 2 de diciembre, de Igualdad de oportunidades, no discriminación y accesibilidad universal de las personas con discapacidad.

¿Cómo impulsar la reutilización dentro de la Administración? 

Impulsar la reutilización de la información del sector público es un proceso que requiere, en primer lugar, realizar un análisis particularizado de la estructura y naturaleza de cada entidad; es decir: de su modelo organizativo. Ello implica identificar los elementos que intervienen en las tareas vinculadas a la reutilización, las relaciones existentes entre ellos y las diferentes funciones y responsabilidades que desarrollan los miembros de este sistema.

Además, supone definir los procedimientos operativos asociados a la reutilización y delimitar las relaciones que existen entre los demandantes de información y los integrantes de la administración implicada.

En este sentido, es fundamental desarrollar un programa interno de formación y concienciación entre aquellos que tienen capacidad para favorecer que la información esté a disposición del público, por su actividad dentro de la agencia o departamento en cuestión.

Dentro de este plan formativo, será necesario establecer unas directrices básicas para adaptar los conceptos sobre reutilización deseados a la metodología de trabajo actual de los miembros de la Administración.

Es recomendable, igualmente, proceder a la implantación y puesta en marcha de un modelo de gestión que de soporte internamente a los mecanismos de reutilización de la información. Se cuidará, en todos los casos, de dar a conocer qué nuevos procesos, integrantes o elementos se han introducido en el seno de la organización.

Sección: Formación

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