La accesibilidad de la información en poder de las Administraciones Públicas conforme a los estándares RISP: ¿una obligación exigible?

La reforma de la Administración electrónica que ha entrado en vigor hace tan sólo unos meses supone una novedad de gran alcance desde el punto de vista no sólo de la modernización tecnológica de la gestión administrativa sino, además y de forma indirecta, de las condiciones técnicas y jurídicas conforme a las cuales ha de estar disponible la información en aras a facilitar su reutilización. 

En efecto, el hecho de que necesariamente todas las Administraciones Públicas (AA.PP.) deban utilizar medios electrónicos en la gestión que realizan y en las comunicaciones con los ciudadanos —con la salvedad de las personas físicas que no estén obligadas y que, en su caso, no elijan dicho medio de notificación— supone que la dimensión estrictamente jurídica de las garantías y exigencias que deben respetar descansa, en última instancia, en el efectivo cumplimiento de las normas técnicas que se establezcan como estándares mínimos a respetar.

Ello nos lleva, en primer lugar, a que sea imprescindible que las aplicaciones utilizadas para la tramitación de los expedientes y, en general, la gestión documental se sometan a los criterios que se han establecido en el Esquema Nacional de Seguridad, aprobado mediante el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero. Esta obligación ha sido claramente fijada para el archivo electrónico único que todas las AA.PP. deben poner en marcha, tal y como expresamente requiere el artículo 17.3 de la Ley 39/2015 por lo que se refiere a las actuaciones que se generen en el seno de procedimientos administrativos y, con carácter más amplio, en el artículo 46.3 de la Ley 40/2015 en relación con cualquier tipo de actuación administrativa, más allá de que se integre o no en un expediente formalizado.

En segundo lugar, las referencias a los criterios que establece el Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado mediante Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, también son diversas a lo largo del articulado de las citadas leyes. Sin embargo, de una lectura superficial del artículo 156.1 de la citada Ley 40/2015 podría llegarse a la conclusión de que su cumplimiento no resulta obligatorio ya que dicho precepto utiliza la expresión “recomendaciones” para referirse al contenido del referido Esquema. Ahora bien, se trata de una conclusión errónea, puesto que de una parte el propio legislador considera en dicho precepto que las Administraciones deberán tener en cuenta los criterios que establece y, de otra, fija una inequívoca obligación al impedir que las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales desarrollen o adquieran aplicaciones que no respeten los citados Esquemas Nacionales, tal y como se deduce con claridad de la disposición adicional segunda de la Ley 39/2015.

Sentada la exigibilidad en términos jurídicos de los criterios del Esquema Nacional de Interoperabilidad, dicha obligatoriedad también ha de afirmarse respecto de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Reutilización de recursos de información. Esta regulación se ha dictado al amparo del ENI con el objeto de “garantizar el proceso de reutilización de la información de carácter público procedente de las Administraciones públicas, asegurando la persistencia de la información, el uso de formatos así como los términos y condiciones de uso adecuados”.

Así pues, las aplicaciones de gestión documental que se desarrollen o adquieran por las Administraciones Públicas para dar cumplimiento a la legislación sobre Administración electrónica dictada en 2015 habrán de ser conformes con dichas normas técnicas. En consecuencia, difícilmente estaría justificado que por parte de las Administraciones Públicas se aluda a la imposibilidad de ofrecer el acceso a la información en su poder de manera automatizada por ser necesario su tratamiento o reelaboración, lo que podría suceder en aquellos supuestos en que la información estuviera vinculada a personas físicas y resultase imprescindible su anonimización. 

Así pues, el “esfuerzo desproporcionado” que contempla el artículo 5.2 de la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público, como razón que justificaría la denegación del acceso a los documentos y datos en poder de las Administraciones Públicas conforme a los criterios y estándares abiertos y legibles por máquinas, debe interpretarse de manera muy restrictiva. De no ser así, la decisión acerca de cumplir o ignorar las normas técnicas —en concreto las relativas a la interoperabilidad— quedaría en manos de cada Administración simplemente argumentado que es necesario reelaborar la información y que, por tanto, dicho tratamiento supone un esfuerzo desproporcionado. En otras palabras, en la actualidad no puede concebirse que un sistema de gestión documental se diseñe sin tener en cuenta las exigencias de la normativa sobre reutilización, de manera que se tenga en cuenta anticipadamente que será preciso facilitar al máximo el acceso a los datos y, por tanto, evitar los potenciales problemas jurídicos que puedan existir, caso de la protección de los datos personales u otros límites legalmente previstos como la propiedad intelectual.

En definitiva, si las Administraciones Públicas están legalmente obligadas a cumplir con el Esquema Nacional de Interoperabilidad y sus normas técnicas al desarrollar y al contratar aplicaciones relacionadas con la gestión documental que han de llevar a cabo en el contexto de la regulación actualmente en vigor sobre Administración electrónica, la respuesta a la pregunta inicialmente planteada sólo puede ser afirmativa.