De la estrategia del dato al sistema de gobierno de datos (parte 2)

Fecha de la noticia: 30-10-2023

Foto procesos

En la primera parte de este artículo, se introducía el concepto de estrategia del dato como el esfuerzo que hacía la organización para poner los datos necesarios al servicio de su estrategia de negocio. En esta segunda parte, exploraremos algunos aspectos relacionados con la materialización de dicha estrategia como parte del diseño o mantenimiento – en caso de que ya exista- de un sistema de gobierno del dato.

Para la materialización de la estrategia del dato se deberá abordar un entorno de desarrollo recogido y descrito en un acta fundacional que recoge algunos aspectos como la identificación de los principales responsables de la implementación, los resultados esperados, los recursos disponibles y el plazo establecidos para conseguir los objetivos. Además, contendrá un portfolio de programas de gobierno del dato que incluya proyectos individuales o proyectos relacionados específicos para abordar la consecución de los objetivos estratégicos del dato.

Es importante mencionar que la implementación de una estrategia del dato repercute en el desarrollo y mantenimiento de los diferentes componentes de un sistema de gobierno del dato:

  • Procesos
  • Estructuras organizacionales
  • Principios, políticas y marcos de referencia
  • Información
  • Cultura, ética y comportamiento
  • Personas, habilidades y competencias
  • Servicios, infraestructuras y aplicaciones.

En este sentido, puede decirse que cada uno de los proyectos incluidos en el programa del gobierno del dato, tiene como objetivo contribuir a desarrollar o mantener uno o varios de estos componentes.

Debe tenerse en cuenta que el diseño final de este sistema de gobierno de datos se consigue de manera iterativa e incremental en el tiempo, en función de las limitaciones y posibilidades de la organización y de su contexto actual de funcionamiento. Consecuentemente, la priorización, selección y secuenciación de los proyectos dentro del programa de gobierno del dato para implementar los objetivos estratégicos del dato tiene también una naturaleza iterativa e incremental[1].

Los tres mayores riesgos que se suelen encontrar en las organizaciones con respecto a los datos son:

  • No saber quién tiene que responsabilizarse de implementar la estrategia del dato,
  • No tener el conocimiento adecuado de los datos en cantidad y en calidad y
  • No ejercer el control adecuado de los datos, por ejemplo, cumpliendo al menos la legislación vigente.

Por eso, en la medida de lo posible, los proyectos deberían abordarse de la siguiente forma:

  • En primer lugar, abordar aquellos proyectos relacionados con la identificación, selección o mantenimiento de estructuras organizativas (objetivo del tipo “alineamiento estratégico”), conocido también como marco de gobierno.
  • A continuación, acometer proyectos relacionados con el conocimiento de los procesos de negocio y de los datos que se usan (objetivo del tipo “alineamiento estratégico” orientado a la descripción de los datos mediante los metadatos correspondientes, incluyendo los referidos al ciclo de vida de los datos).
  • Y finalmente, proceder a la definición de políticas y los controles derivados para distintas áreas de actuación (que pueden ser del tipo “alineamiento estratégico”, “optimización del riesgo” u “optimización de recursos”).  

La aproximación por artefactos y la aproximación por procesos

A la hora de abordar la definición de estos programas de gobierno del dato, algunas organizaciones con un entendimiento de proyecto más orientado a la generación y despliegue de productos tecnológicos, siguen una aproximación por artefactos. Es decir, enfocan los proyectos que forman parte del programa de gobierno del dato como la consecución de determinados artefactos. Así, es posible encontrar organizaciones cuya primera preocupación a la hora de implantar el gobierno del dato es adquirir e instalar una herramienta específica que dé soporte, por ejemplo, a un glosario de términos, a un diccionario de datos, o a un data lake. Además, como por diversas circunstancias, algunas empresas no diferencian adecuadamente entre el gobierno del dato y la gestión del dato esta aproximación suele ser suficiente. Sin embargo, la aproximación por artefactos introduce el riesgo de “la herramienta sin el manual de instrucciones: se adquiere la herramienta -probablemente tras una prueba de concepto del vendedor- y se despliega de acuerdo con las necesidades de la organización, pero se desconoce para qué se utiliza y cuándo hacerlo, quedándose el artefacto en numerosas ocasiones como un recurso aislado. Esto, a menos que la organización promueva un profundo cambio, puede acabar suponiendo a la larga un desperdicio de recursos al abandonarse el uso de los artefactos generados.

Una mejor alternativa, como se ha demostrado ampliamente en el sector del desarrollo del software, es la ejecución del programa de gobierno del dato con una aproximación por procesos. Esta aproximación por procesos permite, no solo desarrollar los artefactos necesarios, sino que, de partida modela la forma de trabajo de la organización con respecto a algún área de actuación, y contextualiza la razón de ser y el uso de los artefactos dentro del proceso, especificando quién debe usar el artefacto, para qué, cuándo, qué debe obtenerse al usar el artefacto, etc.

Esta aproximación por procesos es un instrumento idóneo para captar y modelar el conocimiento que la organización ya tiene con respecto a las tareas cubiertas por el proceso, y hacer que dicho conocimiento sea la referencia para nuevas operaciones que se realicen en el futuro. Además, la definición del proceso permite también particularizar las cadenas de responsabilidad y rendición de cuentas y el establecimiento de planes de comunicación, de modo que cada trabajador sabe qué tiene que hacer, qué artefactos debe usar, a quién tiene que pedir o de quién debe recibir recursos para realizar su trabajo, a quién tiene que comunicar sus resultados, o a quién debe escalar posibles problemas.

Esta forma de trabajar proporciona algunas ventajas, como por ejemplo, un comportamiento predecible de la organización con respecto al proceso; la posibilidad de utilizar esos procesos como componentes básicos para la ejecución de los proyectos de datos; la opción de reemplazar fácilmente un recurso humano; o la posibilidad de medir de forma eficiente el desempeño de un proceso. Pero sin duda, una de las mayores ventajas de esta aproximación por procesos, es que permite a las organizaciones adoptar las buenas prácticas contenidas en cualquiera de los modelos de referencia de procesos para el gobierno del dato, gestión del dato y gestión de calidad de los que existen en el panorama actual, como por ejemplo las especificaciones UNE 0077 (para el gobierno del dato), UNE 0078 (para la gestión del dato) y UNE 0079 (para la gestión de la calidad del dato).

Esta adopción habilita la posibilidad de utilizar marcos de trabajo para evaluación y la mejora de procesos, como el descrito en UNE 0080, que incluye el Modelo Alarcos de Madurez de Datos, en el que se introduce el concepto de madurez organizacional de gobierno del dato, gestión del dato y gestión de calidad del dato como un indicador del potencial de la organización para afrontar con determinadas garantías de éxito la consecución de los objetivos estratégicos. De hecho, suele ser frecuente que muchas organizaciones que adoptan la aproximación por procesos incluyan previamente objetivos específicos del dato (objetivos del tipo “alineamiento estratégico”) destinados a preparar la organización -mediante el incremento del nivel de madurez - para dar un mejor soporte a la ejecución del programa de gobierno del dato. Estos objetivos “preparatorios” se manifiestan fundamentalmente en la implantación de los procesos de gobierno del dato, gestión del dato y gestión de calidad del dato que permitan cerrar la brecha entre el estado de madurez inicial actual (AS_IS) y el estado de madurez final necesario de la organización (TO_BE).

En caso de que se elija la aproximación a procesos, los diferentes proyectos contenidos en el programa de datos generarán incrementos controlados y dirigidos en cada uno de los componentes del sistema de gobierno del dato, que permitirán afrontar la transformación de la organización para que se puedan llevar a cabo los objetivos estratégicos del negocio de la organización.

En definitiva, la implementación de una estrategia de datos se manifiesta en el desarrollo o mantenimiento de un sistema de gobierno del dato, que consigue que los datos de la organización se pongan al servicio de los objetivos estratégicos del negocio. El instrumento para conseguir este objetivo es el programa de gobierno del dato, que deseablemente debe ejecutarse mediante una aproximación por procesos para poder beneficiarse de todas las ventajas que esta aporta.

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Contenido elaborado por Dr. Ismael Caballero, Profesor titular en UCLM y Dr. Fernando Gualo  PhD en Tecnologías Informáticas Avanzadas – Consultor Gobierno y Calidad de datos

Los contenidos y los puntos de vista reflejados en esta publicación son responsabilidad exclusiva de sus autores.


[1] Se recomienda la lectura del artículo https://hdl.handle.net/11705/JISBD/2019/083