Cómo evaluar y diseñar ‘casos de uso’ para espacios de datos: guías para facilitar el camino

La Oficina del Dato elabora dos guías de ayuda para la concepción eficaz de espacios de datos

El concepto de espacio de datos, entendido como un ecosistema de compartición voluntaria de datos en un entorno de confianza, seguridad y soberanía, se va a desplegar con todo su potencial a lo largo de los próximos años, como apuesta clave de la Unión Europea para impulsar la economía del dato y preservar su soberanía digital. Dichos espacios se construyen alrededor de casos de uso concretos de compartición y explotación de datos donde satisfacer necesidades de negocio concretas, un proceso para el que no resulta sencillo descubrir dichas necesidades, ni su óptimo diseño, al estar presentes diversas consideraciones y áreas de conocimiento.

Para rebajar las barreras de entrada ligadas a su concepción, la Oficina del Dato, dependiente de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, ejerciendo su función de dinamizar el gobierno, gestión, compartición y el uso de datos, ha publicado sendas guías que facilitarán la puesta en marcha de casos de uso de compartición de datos: la Guía de evaluación de viabilidad de casos de uso y la Guía de diseño de casos de uso.

Ambos documentos tienen como objetivo ayudar a los potenciales creadores de espacios de datos a superar los desafíos propios de la puesta en marcha de un caso de uso de compartición de datos. En este sentido, las guías orientan paso a paso y en las sucesivas etapas del proceso, proporcionando plantillas con preguntas concretas a las diferentes situaciones que se irán presentando en su diseño. El uso de estas guías debe entenderse de forma iterativa, permitiendo un proceso de refinamiento; así, una vez establecida la viabilidad de un determinado escenario, se abordará su diseño detallado, en un proceso en el que la propia dinámica puede llevar a provocar un replanteamiento de la etapa original de viabilidad. De igual forma, las preguntas presentes en cada paso pueden provocar matizaciones en los pasos anteriores, permitiendo en todo momento una progresiva mejora.

Las guías tienen como origen el contenido de los trabajos realizados desde la iniciativa Data Sharing Coalition. Trabajos en los que, compartiendo experiencia y conocimiento, las organizaciones abordaron el desafío que supuso iniciar el camino de crear en la práctica casos de uso de compartición y explotación de datos. Tomando como base esta referencia, las guías que aquí presentamos han ido evolucionando y han sido particularizadas para el contexto español, siendo enriquecidas igualmente con las aportaciones de los participantes a los eventos de dinamización de espacios de datos organizados por la Oficina del Dato.

Guía de evaluación de viabilidad de casos de uso

La Guía de evaluación de viabilidad de casos de uso permite generar, describir y evaluar ideas de casos de uso escalables de compartición de datos. Con el objetivo final de tomar una decisión acerca de la viabilidad del escenario propuesto, la guía plantea una metodología estructurada a lo largo de cinco pasos: generación del caso de uso, definición de su alcance, evaluación del potencial, estudio de la complejidad de la interacción y toma de decisión final de viabilidad.

Guía de diseño de casos de uso

Una vez abordada la viabilidad del escenario planteado, y si ésta se estimase afirmativa, la Guía de diseño de casos de uso ofrece el soporte necesario para su puesta en marcha. En este punto, se incide tanto en su escalabilidad como en la reutilización de los datos más allá del ámbito inicial. A la hora de diseñar de forma óptima un caso de uso de intercambio y explotación de datos, creemos que las cuestiones de implementación técnica representan tan sólo uno de los factores a tomar en cuenta, resaltando también la criticidad de consideraciones tales como su gobernanza, el modelo de negocio, la experiencia de usuario y los diversos aspectos regulatorios sobre los que se articula y opera.

La Guía, a lo largo de diferentes etapas, aborda la definición detallada del caso de uso, fijando el objetivo y alcance, identificando las funcionalidades que permiten habilitar la compartición de datos, y detallando qué habilitadores permiten el desarrollo de dichas funcionalidades. Gracias al enfoque práctico de la guía, en ella se incluyen útiles plantillas de preguntas-clave que permiten descubrir fácilmente los diversos aspectos a considerar, abordando temas como los principios rectores del caso de uso, el modelo de iteración, los componentes funcionales, las reglas y regulaciones, los contratos, la privacidad, la gestión de la información y los riesgos, las herramientas de apoyo, o incluso los acuerdos de nivel de servicio o la planificación del proyecto.

Los documentos base de ambas guías, las plantillas de preguntas en formato de hoja de cálculo para facilitar su cumplimentación, así como un ejemplo relativo a la viabilidad del proyecto “Caminos de pasión” facilitado por la Fundación Santa María la Real, se encuentran disponibles a través de los siguientes enlaces.